Jak więc rozplanować czas pracy, by móc swobodnie przestrzegać terminów, wykonywać zadania efektywniej, a także znaleźć czas na przerwę? To, co pomoże nam w zarządzaniu naszą pracą to po prostu dobry plan – dzięki niemu wykorzystamy w pełni swój potencjał w możliwie najkrótszym odcinku czasu.
Zarządzanie sobą w czasie a generacje
Na początku planowania czasu pracy, warto dowiedzieć się, na jakich obszarach będziemy mogli to zrobić. Obszary te nazywają się generacjami i określają planowanie działań w odniesieniu do np. czasu ich realizacji, czy priorytetowości.
1. generacja – zakłada planowanie działań w skali dnia. W ramach pierwszej generacji stworzymy listę rzeczy do zrobienia. Co więcej, w myśl tej generacji, każda, niezrealizowana w bieżącym dniu, rzecz zlecana jest automatycznie na dzień kolejny.
2. generacja – w myśl drugiej generacji ustalamy również, ile będzie trwało dane zadanie, a zatem w ramach zarządzania sobą w czasie zdecydujemy ile możemy poświęcić czasu na dane zadanie i jaką część czasu pracy nam to zajmie. Tutaj bardziej przydatny od tradycyjnego kalendarza okaże się ten elektroniczny (np. Kalendarz Google) lub program do zarządzania zadaniami (np. Taks Manager), gdzie można wpisywać zlecone działania.
3. generacja – ta płaszczyzna planowania pozwala dodatkowo na ustalenie priorytetowości zadań. Bazując na tzw. matrycy Eisenhowera dodatkowo określimy, czy zadanie jest: „pilne i ważne”, „ważne, ale niepilne”, „pilne, ale nieważne”, „niepilne i nieważne”.
Choć trzecia generacja uznawana jest za najbardziej pomocną przy zarządzaniu sobą w czasie, coraz częściej wypiera ją czwarta generacja. Ta oparta jest na pierwszych trzech generacjach, z wyłączeniem ich niedoskonałości, czy wad. Co więcej, czwarta generacja skupia się na realizowaniu działań także z uwzględnieniem polepszenia jakości relacji między pracownikami, czy samorealizacji i podnoszenia kwalifikacji osoby, która wykonuje dane zadanie. I w końcu, czwarta generacja skupia się na celach, a nie działaniach samych w sobie.
Zarządzanie sobą w czasie a cele
Skąd wiemy, że to cele są ważniejsze, niż pojedyncze działania? Dlaczego cele są najistotniejsze? To proste, cele są nie tylko finalnym rezultatem naszych działań, ale i pewnymi wytycznymi, dzięki którym wiemy, jak powinniśmy pracować. To cele decydują o tym, jakie działania podejmiemy, w jakim czasie, a także, w jakiej formie. Warto zwrócić uwagę, że celem nie będzie udział w szkoleniu z zarządzania sobą w czasie, a uzyskanie satysfakcjonujących efektów, nie pracując przy tym dodatkowo w domu. To oznacza, że m.in. wyznaczenie sobie przerw w konkretnych godzinach lub przygotowywanie lunchu w domu, będzie działaniem w ramach celu, pomocnym przy lepszym zarządzaniu sobą w czasie.
Zarządzanie sobą w czasie a praktyka
Mając świadomość tego, jak ważną rolę odgrywają cele, możemy przejść do planowania działań. W zależności od preferencji, przyda się tutaj kalendarz, arkusz kalkulacyjny, kartka papieru, system do zarządzania zadaniami lub przeznaczona do tego aplikacja mobilna – wszystko zależy od tego, co dla nas jest wygodniejsze i bardziej przejrzyste. Oczywiście, narzędzie, które wybierzemy powinno nas dodatkowo motywować.
Jak to zrobić?
• Sprawdź cele. Dzięki temu będziesz mógł zastanowić się, jakie kroki powinieneś przedsięwziąć w ramach dążenia do realizacji celu.
• Dowiedz się, ile masz czasu na poszczególne zadania. Istotne tutaj będzie to, jaki ma ono priorytet i kiedy należy zacząć je realizować.
• Rób małe kroki. Staraj się najpierw planować tydzień, by potem szczegółowo przypisywać obowiązki na każdy dzień. Możesz spróbować także od planowania miesiąca.
• Myśl o przerwach i ewentualnych opóźnieniach pracy. Dlatego nie planuj całego swojego czasu pracy na realizację zadań. Miej w zanadrzu kilka godzin w tygodniu na zadania, które mogą „wpaść” dodatkowo, a także nie zapominaj, że każdy potrzebuje przerwy na obiad czy krótki reset umysłowy.
• Bądź realistą. Nie idealizuj swoich umiejętności, patrz trzeźwo na swój czas pracy. Jeśli ktoś prosi Cię o pomoc przy innym projekcie, odmów, jeśli nie masz czasu. Jeśli czegoś nie wiesz, spytaj kogoś, kto się na tym zna. Będziesz mógł oszczędzić czas, który poświęciłbyś na researchu w sieci!
• Deleguj zadania. Jeśli ilość pracy przytłacza Cię do tego stopnia, że wiesz, że nie zdążyć, przekaż część obowiązków stażyście lub koledze, który akurat ma mniej do zrobienia tego dnia. Rób to z wyprzedzeniem, kiedy np. wiesz, że planujesz urlop.
• Ranny ptaszek czy nocny marek? Zastanów się, czy wolisz pracować rano czy popołudniu i dogadaj dogodne godziny pracy z Twoim pracodawcą. Dzięki temu będziesz wydajniejszy w pracy.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz