Zarządzanie obiegiem dokumentów może rodzić wiele trudności, zwłaszcza, jeśli związane jest to z pracą wielu osób. Jednak technologia ma na to wiele rozwiązań, dzięki którym nawet w bardzo skomplikowanych projektach możliwe jest płynne i wygodne zarządzanie dokumentami.
Przykładem może być praca nad jednym z projektem, która często wymaga od pracowników równoczesnej edycji dwóch wersji jednego dokumentu. To często skutkuje zaburzeniem dostępu do informacji, a w dalszej perspektywie, opóźnieniami i błędami. Aby jednak uchronić się przed kłopotliwą pracą zespołu przy jednym pliku, można rozważyć wprowadzenie systemu informatycznego, który pozwoli na jednoczesną pracę w jednym dokumencie.
Elektroniczny obieg dokumentów
Automatyzacja pracy pozwala na zaoszczędzenie czasu. Dobrym pomysłem może być wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.Jest to system, którego głównym zadaniem jest zarządzanie dokumentami oraz zadaniami. Opiera się on o mechanizm workflow i pozwala dynamiczne przekazywać pracę pozostałych użytkownikom, tworzenie kolejnych wersji dokumentów, a co ważne, umożliwia również przechowywanie wszystkich zmian, które zostały wprowadzone do dokumentu i jego zaktualizowanych wersji.
Rozwiązania, które usprawnią workflow
Na rynku dostępnych jest wiele tego rodzaju technologii. Narzędzia te umożliwiają wielu pracownikom pracę nad jednym dokumentem dzięki temu, że jest on przechowywany na serwerze wirtualnym. Usprawniają one również komunikację z klientami – po udostępnieniu dokumentu wskazanym osobom mogą one na bieżąco kierować swoje uwagi, czy zatwierdzać zrealizowane zadania.
Obieg dokumentów a bezpieczeństwo
Mimo iż taka forma zarządzania dokumentami firmowymi może wydać się niektórym niebezpieczny, istnieją sposoby, które zapewniają pełne bezpieczeństwo pracy, za pomocą różnego rodzaju haseł. Jeśli dana osoba zechce otworzyć pliki, będzie musiała wprowadzić hasło. W przeciwnym razie nie będzie w stanie odczytać zawartości materiału. Pliki można zabezpieczać hasłem również przesyłając je na zewnątrz, co przyda się szczególnie we współpracy z klientami.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz